Privacybeleid Wood Reformer (AVG/GDPR)

Wood Reformer geeft veel om uw privacy. Wij verwerken daarom uitsluitend gegevens die wij nodig hebben voor het verbeteren van onze dienstverlening en gaan zorgvuldig om met de informatie die wij over u en uw gebruik van onze diensten hebben verzameld. Wij stellen uw gegevens nooit voor commerciële doelstellingen ter beschikking aan derden.

Dit privacybeleid is van toepassing op het gebruik van de website en de daarop ontsloten dienstverlening van Wood Reformer. Dit beleid beschrijft welke gegevens over u worden verzameld, waar deze gegevens voor worden gebruikt, de wettelijke grondslagen van de verwerking, en met wie en onder welke voorwaarden deze gegevens eventueel met derden kunnen worden gedeeld. Ook leggen wij aan u uit op welke wijze wij uw gegevens opslaan, hoe wij uw gegevens tegen misbruik beschermen en welke rechten u heeft met betrekking tot de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens.

Als u vragen heeft over ons privacybeleid, kunt u contact opnemen met onze contactpersoon voor privacyzaken. U vindt de contactgegevens aan het einde van dit privacybeleid.

1. Categorieën persoonsgegevens

Wood Reformer verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens die u direct of indirect aan ons verstrekt:

  • Identificatie- en contactgegevens: Naam, e-mailadres, afleveradres(sen), factuuradres(sen), telefoonnummer.

  • Financiële gegevens: Betaalgegevens (zoals bankrekeningnummer of creditcardnummer) voor het afhandelen van de betaling.

  • Bestelgegevens: Details van uw aankoop (welk product, datum, bedrag, installatiedetails).

  • Voorkeuren: Taalkeuze, voorkeuren voor communicatie (nieuwsbrief ja/nee).

  • Technische Gegevens: IP-adres, gegevens over uw webbrowser en besturingssysteem, bezoek- en klikgedrag op de website (via cookies/analytics).

2. Grondslag voor de gegevensverwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend op basis van een van de volgende wettelijke grondslagen, conform de AVG:

  • Uitvoering van de overeenkomst: De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de koopovereenkomst, zoals het verwerken van uw bestelling, het leveren en installeren van de Wood Reformer en de facturatie.

  • Toestemming: U heeft toestemming gegeven voor de verwerking van uw gegevens voor een of meer specifieke doeleinden, zoals voor het verzenden van de nieuwsbrief (e-mailmarketing). U kunt deze toestemming ten allen tijde intrekken.

  • Gerechtvaardigd belang: De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Wood Reformer of van een derde, tenzij uw belangen of grondrechten zwaarder wegen. Dit geldt bijvoorbeeld voor het verbeteren van onze website en dienstverlening, fraudepreventie en beveiliging.

  • Wettelijke verplichting: De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals het bewaren van financiële gegevens voor de belastingdienst.

3. Doel van de gegevensverwerking

Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend ten behoeve van onze dienstverlening. Dat wil zeggen dat het doel van de verwerking altijd direct verband houdt met de opdracht die u verstrekt. Uw gegevens worden gebruikt voor:

  • Het verwerken van bestellingen, facturatie en levering van de Wood Reformer.

  • Het verzenden van transactionele e-mails (bestelbevestigingen, statusupdates).

  • Het versturen van nieuwsbrieven, mits u hier expliciet toestemming voor heeft gegeven.

  • Het verbeteren van onze website en dienstverlening op basis van geanonimiseerde of automatisch verzamelde gegevens.

  • Het voldoen aan boekhoudkundige en overige administratieve en wettelijke verplichtingen.

4. Over de gegevensverwerkers

Hieronder kunt u lezen welke externe partijen uw gegevens namens ons verwerken:

Webhosting

Wij nemen webhosting-diensten af van Shopify. Shopify verwerkt persoonsgegevens namens ons en is op grond van de overeenkomst tot geheimhouding verplicht.

E-mails en mailinglijsten

  • Shopify (voor e-mailmarketing): Wij versturen onze e-mail nieuwsbrieven met Squarespace. Squarespace zal uw naam en e-mailadres niet voor eigen doeleinden gebruiken.

  • Shopify (voor transactionele e-mails): Wij versturen onze transactionele e-mails via Shopify. Shopify zal uw naam en e-mailadres niet voor eigen doeleinden gebruiken.

Payment processors

  • Mollie: Voor het afhandelen van betalingen maken wij gebruik van het platform van Mollie en Shopify Payment. Zij verwerken de benodigde financiële gegevens om uw betaling te verwerken.

5. Doorgifte buiten de EER

Wij maken gebruik van diensten van derden (zoals Shopify en Google Analytics) die gevestigd kunnen zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER). De doorgifte van uw gegevens naar deze landen is onderworpen aan strikte wettelijke voorwaarden.

Wood Reformer draagt er zorg voor dat deze doorgifte enkel plaatsvindt wanneer er sprake is van een passend beschermingsniveau. Dit wordt gewaarborgd door het gebruik van de door de Europese Commissie goedgekeurde Standaard Contractuele Clausules (SCC's) in combinatie met aanvullende maatregelen, zoals vereist onder de AVG.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verkregen. De bewaartermijnen zijn:

  • Fiscale en Ordergegevens: Gegevens op facturen, bestellingen en betalingen worden gedurende 7 jaar bewaard om te voldoen aan de wettelijke administratie- en fiscale bewaarplicht.

  • Klantprofiel: Uw klantprofiel wordt bewaard zolang u klant van ons bent. Als u aangeeft dat u niet langer van onze diensten gebruik wenst te maken, wordt dit opgevat als een vergeetverzoek en worden uw persoonsgegevens verwijderd, met uitzondering van de wettelijk verplichte fiscale gegevens.

  • Nieuwsbrief: Uw e-mailadres wordt bewaard totdat u zich afmeldt voor de nieuwsbrief via de unsubscribe-link onderaan elke e-mail.

  • Gegevens van niet-kopers (bijv. leads): Deze gegevens worden bewaard voor een periode van maximaal 1 jaar na het laatste contact, tenzij u expliciet toestemming heeft gegeven voor een langere bewaartermijn.

7. Cookies en Google Analytics

Wood Reformer gebruikt functionele, analytische en tracking cookies.

Google Analytics

Via onze website worden cookies geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Wij hebben met Google een verwerkersovereenkomst gesloten. Om uw privacy beter te waarborgen, hebben wij de volgende maatregelen genomen:

  1. Het laatste octet van het IP-adres wordt gemaskeerd (anonimisering van het IP-adres).

  2. De optie ‘Gegevens delen’ met Google is uitgezet.

  3. Wij maken geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met de Analytics-cookies.

8. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten: inzage, rectificatie, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid (dataportabiliteit), en bezwaar.

  • U kunt zich op deze rechten beroepen door een verzoek te sturen naar onze contactpersoon (zie onder).

  • U ontvangt binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek.

  • U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (de gegevensbeschermingsautoriteit in België of de autoriteit persoonsgegevens in Nederland) als u vermoedt dat wij uw persoonsgegevens op een verkeerde manier gebruiken.

9. Onze excuses voor dit juridische jargon.

 

 

Contactgegevens

Wood Reformer Nijvelsebaan 115/2 3090 Overijse België BE 0741541541 E-mail (voor privacyzaken): info@woodreformer.com